Газ ксенон в медицине: как согласовать приёмку поставки и документов

Медицинская организация согласовала закупку ксенона, но при доставке выясняется, что склад и профильное подразделение ожидали разные документы. Чтобы поставка не остановилась на внутреннем согласовании, порядок приёмки нужно описать вместе со спецификацией заказа.

Иллюстрация к статье.

Разделите ответственность служб

Заранее определите, кто сверяет количество и комплектность, кто проверяет документы на продукт и кто подтверждает возможность его передачи профильному подразделению. Один сотрудник, принимающий транспортное место, не обязательно закрывает все эти вопросы.

Состав необходимых проверок утверждают ответственные специалисты организации с учётом конкретной поставляемой позиции. Не переносите требования с технического ксенона только потому, что основной компонент называется одинаково.

Попросите согласовать комплект до отгрузки

Направьте поставщику перечень сведений, которые ожидает ваша организация. Обсудите документы на продукт, сведения о фактической партии, документацию на тару и сопровождающие документы поставки. Для каждого пункта уточните форму передачи и ответственного получателя.

Регистрационные сведения проверяют по конкретному продукту в установленном для организации порядке. Документы на баллон и документы на его содержимое решают разные задачи: наличие одного комплекта не заменяет другой.

Свяжите документы с фактической поставкой

При приёмке должно быть понятно, к какой позиции заказа и партии относятся переданные сведения. Если поставка разбита на отправки, согласуйте комплект на каждую часть. Образец документа, полученный на этапе переговоров, не следует автоматически считать документом на приехавший продукт.

Заранее установите канал для уточнений. При расхождении фиксируют конкретную позицию и передают вопрос ответственным; решение о дальнейшем использовании не принимают только на основании совпавшего общего количества баллонов.

Что включить в согласование

Просим до отгрузки подтвердить комплект документов по согласованной медицинской позиции ксенона, связь с поставляемой партией, данные тары и порядок передачи. Уточнения по качеству и назначению принимает наша профильная служба; организацию получения ведёт отдел снабжения.

Напишите на info@germes-gas.ru. Специалисты «Гермес-газ» уточнят состав предложения и передачу сведений по вашей заявке. Контакты для согласования поставки — на сайте компании. Телефон: 8 (800) 555-65-59.